Les présentes Conditions Générales de Prestations de Services (CGPS) régissent les relations contractuelles entre :
Le Prestataire : Polygestahiti, entreprise individuelle représentée par Athena CHEBAUT, dont le siège social est situé à PAEA PK 27800 Côté Montagne 889C, Polynésie française (N° TAHITI : G57855)
Le Client : toute personne physique ou morale souscrivant aux services proposés par Polygestahiti
Toute commande de services implique l'acceptation sans réserve des présentes conditions générales.
Article 2 - Description des services
Polygestahiti propose des services de back-office externalisé, incluant notamment :
2.1 Pôle Pré-comptabilité
Gestion des Factures Clients (Ventes) — Jusqu'à 50 factures/mois :
Création, émission, envoi et saisie des factures (mentions légales vérifiées)
Suivi des encaissements et relance des impayés
Préparation des paiements (virements) et échéancier
Gestion des Factures Fournisseurs (Achats) — Jusqu'à 80 factures/mois :
Réception, classification et saisie des factures
Traitement des notes de frais
Rapprochement Bancaire — Jusqu'à 150 opérations/mois :
Pointage des opérations bancaires vs factures
Classement et Interface Expert-Comptable :
Archivage numérique sécurisé (Google Drive / Dropbox selon accord)
Préparation des journaux comptables (achats, ventes, banque)
Transmission mensuelle au cabinet comptable
2.2 Pôle Secrétariat & Administration
Gestion de l'Agenda Professionnel — Illimité :
Planification et organisation des rendez-vous
Gestion des relances et rappels automatiques
Coordination des disponibilités
Organisation de réunions internes et externes
Traitement des Emails Professionnels — Jusqu'à 150 emails/mois :
Tri et classement des emails entrants
Réponses aux demandes courantes (informations générales, tarifs, disponibilités)
Transmission des emails urgents/importants au dirigeant
Gestion du Courrier — Jusqu'à 20 courriers/mois :
Réception et ouverture du courrier entrant
Classement et archivage physique/numérique
Rédaction de courriers administratifs standards
Rédaction de Documents Administratifs — Jusqu'à 20 documents/mois :
Comptes-rendus de réunion (sur base de notes fournies)
Mises en page de documents (tableaux, présentations)
Support Administratif Général — Jusqu'à 5 dossiers simultanés/mois :
Assistance dans les formalités administratives courantes
Préparation de dossiers administratifs simples
Suivi de dossiers en cours (relances, échéances)
Interface avec les administrations locales
Gestion des Devis — Jusqu'à 100 devis/mois :
Préparation et génération des devis à partir des demandes clients
Envoi automatique des devis par email avec accusé
Classement et archivage automatique avec numérotation cohérente
2.3 Pôle Ressources Humaines
Gestion Administrative du Personnel :
Embauche et Onboarding — Jusqu'à 5 embauches/mois : Rédaction des contrats de travail (CDI, CDD), DPAE, constitution du dossier salarié, kit d'accueil
Vie du Contrat — Jusqu'à 10 salariés gérés : Avenants, suivi des congés et absences, attestations diverses
Fin de Contrat — Jusqu'à 5 fins de contrat/mois : Certificats de travail, solde de tout compte, attestations employeur
Préparation de la Paie — Jusqu'à 10 bulletins préparés/mois :
Production des bulletins de paie
Collecte des éléments variables (heures supplémentaires, primes, absences)
Calcul des congés payés
Préparation du fichier mensuel pour le comptable
Déclarations Sociales et Conformité CPS :
Mensuelles : DMO, CST, suivi des paiements de cotisations
Ponctuelles : Déclarations d'accidents du travail, affiliations, mises à jour salariés
Gestion des Absences et Congés :
Suivi du planning des congés et calcul des soldes
Gestion des arrêts maladie et transmission à la CPS
Suivi des Obligations Légales :
Rappel des échéances (visites médicales, fins de CDD, renouvellements)
Veille réglementaire sur le Code du travail de Polynésie française
Important : Polygestahiti intervient en tant que prestataire de services de pré‑comptabilité, assistance administrative et gestion RH. L'établissement des comptes annuels, les déclarations fiscales définitives et les conseils stratégiques restent de la responsabilité de l'expert-comptable et/ou du Client.
Article 2 bis - Limites de la mission
Polygestahiti intervient exclusivement en tant que prestataire de pré‑comptabilité, assistance administrative et RH. Ne relèvent pas de la mission de Polygestahiti :
L'établissement des comptes annuels, bilans, liasses fiscales
Les déclarations fiscales définitives (TVA, IS, etc.)
Les déclarations sociales définitives (la préparation et l'aide à la saisie sont incluses ; la production/signature restent de la responsabilité du Client ou de son expert-comptable/cabinet de paie)
Les conseils juridiques, fiscaux ou financiers stratégiques
La validation finale et la signature de documents officiels (qui restent de la responsabilité du Client ou de ses experts)
L'aide au recrutement (sourcing, entretiens, décisions d'embauche)
Le Client reste responsable de :
Ses choix de gestion et ses décisions stratégiques
La validation finale des documents avant transmission aux administrations, partenaires ou tiers
La conformité de sa structure juridique et fiscale (le Prestataire fournit des données pré-traitées, pas du conseil)
2.4 Utilisation de l'intelligence artificielle et automatisation
Pour optimiser l'efficacité et la rapidité de traitement, Polygestahiti utilise des outils d'automatisation et d'intelligence artificielle (agents IA, workflows automatisés) pour certaines tâches répétitives :
Tri et classification des emails
Pré‑saisie de factures et documents comptables
Génération automatique de devis et documents administratifs
Relances clients automatisées
Classement et archivage de pièces numériques
Ces traitements sont toujours supervisés par un opérateur humain pour les actions à impact juridique, RH ou comptable (contrats, paie, déclarations, écritures sensibles, documents officiels).
Le Prestataire ne garantit pas l'absence totale d'erreur liée aux technologies IA, mais s'engage à corriger sans frais toute erreur directement imputable à ses traitements automatisés, dès signalement par le Client.
Article 3 - Formules et tarifs
3.1 Formule Ponctuel
La Formule Ponctuel est conçue pour les clients occasionnels et les demandes ponctuelles. Elle couvre :
Services administratifs généraux :
Constitution de dossiers (CPS, subventions, permis de construire, RSPF, etc.)
Aide à la rédaction de courriers, formulaires et réponses administratives
Accompagnement à la carte pour vos démarches importantes
Gestion de dossiers administratifs divers
Autres demandes administratives spécifiques
Caractéristiques :
Aucune récurrence, vous ne payez que ce dont vous avez besoin
Pas d'engagement minimum
Validité : sans limite pour services à la carte ; devis valable 30 jours
Réaction : dans un délai de 24-48 heures
Livraison : sous 5 à 7 jours calendaires selon complexité
Tarifs à la carte
Prestations ponctuelles à tarif fixe, sans engagement :
Demande de subvention (rédaction + pièces + suivi)
À partir de 15 000 XPF
Chaque service est facturé indépendamment. Le tarif final dépend de la complexité du dossier.
Quelle formule choisir ?
Votre situation
Recommandation
"J'ai besoin d'aide pour un dossier précis"
Services à la carte (ex : 2 500 XPF pour dossier CPS)
"J'ai des besoins réguliers (entreprise)"
Formule Business (à partir de 35 000 XPF/mois)
Conditions de la Formule Ponctuel
Validité :
Services à la carte sans limite de validité
Devis personnalisé valable 30 jours
Nombre de corrections :
1ère correction incluse (si modification mineure)
Corrections supplémentaires : 5 000 XPF chacune
Support :
Email uniquement (pas de support téléphonique inclus)
Délai réaction : 24-48 heures ouvrables
Délai livraison : 5-7 jours selon complexité
Paiement :
À la commande, avant le début de la prestation
Accepté : virement bancaire, espèces sur site
Ce qui n'est PAS inclus :
Conseils juridiques ou fiscaux
Validation/signature des documents (responsabilité Client)
Représentation devant administrations
Suivi post-dépôt auprès des autorités
Demande spécifique ou service non listé ?
Pour toute demande personnalisée, volumétrie importante, ou service hors de cette liste, veuillez remplir le formulaire de contact. Nous vous répondrons avec un devis détaillé dans un délai de 24 heures.
3.2 Formule Business
Abonnement mensuel avec engagement de 6 mois minimum :
Traitement des emails professionnels : Jusqu'à 150 emails/mois
Gestion du courrier : Jusqu'à 20 courriers/mois
Rédaction de documents administratifs : Jusqu'à 20 documents/mois
Support administratif général : Jusqu'à 5 dossiers simultanés/mois
Gestion des devis : Jusqu'à 100 devis/mois
Pôle Ressources Humaines :
Embauches et onboarding : Jusqu'à 5 embauches/mois
Gestion des salariés : Jusqu'à 10 salariés
Fins de contrat : Jusqu'à 5 fins de contrat/mois
Préparation des bulletins de paie : Jusqu'à 10 bulletins/mois
Pôle Pré-comptabilité :
Factures clients (ventes) : Jusqu'à 50 factures/mois
Factures fournisseurs (achats) : Jusqu'à 80 factures/mois
Rapprochement bancaire : Jusqu'à 150 opérations/mois
Ces volumétries sont indicatives et correspondent aux prestations standard. Des volumétries personnalisées peuvent être définies dans le devis signé selon les besoins spécifiques du Client.
3.3 Révision des tarifs
Les tarifs peuvent être révisés annuellement. Toute modification sera communiquée au Client avec un préavis d'un mois avant son application.
En cas de modification substantielle du périmètre des prestations (volumétries, ajout de pôles, dépassements réguliers), le Prestataire pourra proposer un ajustement tarifaire après concertation avec le Client.
3.4 Volumétries incluses et dépassements
Chaque forfait Business inclut des volumétries mensuelles définies par pôle, précisées dans le devis (exemples : nombre d'emails traités, factures saisies, bulletins de paie préparés, etc.).
Tout dépassement significatif et régulier (supérieur à 20 % des seuils pendant 2 mois consécutifs) pourra faire l'objet :
soit d'une facturation complémentaire selon la grille de dépassement jointe au devis, après accord préalable du Client
soit d'un ajustement du forfait mensuel
Article 4 - Commande et formation du contrat
La relation contractuelle est formée après :
Un diagnostic gratuit permettant d'évaluer les besoins du Client
L'envoi d'un devis détaillé par le Prestataire (incluant pôles, volumétries, tarifs et grille de dépassements)
L'acceptation écrite du devis par le Client (email, signature)
Le règlement de la première échéance (pour les formules avec engagement)
Article 5 - Modalités de paiement
5.1 Modes de paiement acceptés
Virement bancaire
Espèces (sur site)
À convenir selon accord entre les parties
5.2 Échéances
Formule Ponctuel : paiement à la commande, avant le début de la prestation
Formule Business : paiement mensuel, en début de mois (ou à date fixée au devis)
5.3 Retard de paiement
En cas de retard de paiement, le Prestataire se réserve le droit de :
Suspendre les prestations en cours jusqu'à régularisation
Appliquer des pénalités de retard au taux légal en vigueur en Polynésie française (sans mise en demeure préalable)
Appliquer une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement (selon droit B2B local)
Résilier le contrat après mise en demeure restée sans effet pendant 15 jours
Article 6 - Droit de rétractation
Conformément à notre politique commerciale, le Client bénéficie d'un délai de rétractation d'un (1) mois à compter de la signature du contrat pour les formules avec engagement.
Pour exercer ce droit, le Client doit notifier sa décision par écrit (email avec accusé ou courrier recommandé) à l'adresse : polygestahiti@gmail.com
En cas de rétractation, les prestations déjà réalisées seront facturées au prorata (au taux mensuel du forfait).
Article 7 - Durée et résiliation
7.1 Formule Ponctuel
Les services à la carte sont facturés à l'unité, après validation du devis par le Client.
7.2 Formule Business
Engagement initial : 6 mois minimum
Après la période d'engagement : le contrat se poursuit mensuellement avec possibilité de résiliation à tout moment moyennant un préavis d'un mois (notifié avant le 1er du mois)
Résiliation anticipée (avant 6 mois) : possible uniquement en cas de manquement grave et justifié de l'une des parties (non-respect des SLA, arrêt prolongé de service, etc.)
7.3 Procédure de résiliation
Toute résiliation doit être notifiée par écrit (email avec accusé de réception ou courrier recommandé) à l'adresse : polygestahiti@gmail.com
Article 8 - Obligations du Prestataire
Polygestahiti s'engage à :
Exécuter les prestations avec diligence et professionnalisme
Respecter les délais convenus (précisés dans le devis ou les SLA)
Informer le Client de toute difficulté rencontrée dès que possible
Assurer la confidentialité des informations transmises (voir Article 10)
Utiliser des outils et processus sécurisés pour stocker et traiter les données
Superviser les traitements automatisés par IA et workflows : tout document, déclaration ou action à impact juridique, RH ou comptable (paie, contrats, déclarations CPS/CST, écritures comptables sensibles) fait l'objet d'une relecture et validation humaine avant transmission ou effet
Fournir un rapport mensuel synthétique décrivant les actions réalisées
Corriger sans frais toute erreur directement imputable à son traitement, dès signalement
Article 9 - Obligations du Client
Le Client s'engage à :
Fournir les informations et documents nécessaires à l'exécution des prestations, dans les délais demandés
Répondre aux sollicitations du Prestataire dans des délais raisonnables (max. 48h pour informations critiques)
Donner les accès nécessaires aux outils, logiciels et comptes concernés (emails, banque, facturation, paie, stockage)
Régler les factures dans les délais convenus (15 jours standard)
Informer le Prestataire de tout changement pouvant affecter les prestations (changements organisationnels, volumes, outils, etc.)
Valider et approuver les livrables avant leur transmission aux tiers (administrations, clients, partenaires)
Mettre à jour ses données et coordonnées de contact
Article 10 - Confidentialité
Le Prestataire s'engage à maintenir confidentielles toutes les informations dont il pourrait avoir connaissance dans le cadre de l'exécution des prestations, notamment :
Données financières et comptables
Données relatives aux salariés
Informations stratégiques ou commerciales
Données à caractère personnel
Cette obligation de confidentialité s'applique pendant toute la durée du contrat et se poursuit pendant une durée de 3 ans après la fin du contrat.
Le Prestataire s'engage à ne pas divulguer ces informations à des tiers, sauf si la loi l'exige ou avec l'accord écrit du Client.
Pour plus d'informations sur le traitement de vos données personnelles, consultez notre Politique de confidentialité.
Article 10 bis - Protection des données personnelles (RGPD)
Dans le cadre de l'exécution des prestations, Polygestahiti est amené à traiter des données à caractère personnel pour le compte du Client (données de salariés, clients, fournisseurs, contacts, etc.).
10 bis.1 – Responsabilité de traitement
Le Client reste le responsable de traitement des données personnelles qu'il confie au Prestataire. Polygestahiti intervient en qualité de sous-traitant au sens du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
10 bis.2 – Engagements du sous-traitant
Polygestahiti s'engage à :
Traiter les données uniquement pour les finalités définies par le Client et dans le cadre strict de la prestation contractuelle
Ne pas conserver les données au‑delà de la durée nécessaire à l'exécution de la mission (sauf obligation légale)
Mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données (chiffrement, accès restreint, sauvegardes, etc.)
Ne pas transférer les données en dehors de Polynésie française sans accord préalable écrit du Client
Ne pas sous-traiter le traitement des données sans accord écrit préalable du Client
Informer le Client sans délai (max. 48h) en cas de violation de données (accès non autorisé, perte, fuite, panne)
Mettre à disposition du Client tous les éléments nécessaires pour satisfaire ses obligations légales (audit, documentation, etc.)
10 bis.3 – Droits des personnes
Le Client reste responsable de la gestion des demandes d'exercice de droits (accès, rectification, suppression, portabilité, opposition) des personnes concernées.
Polygestahiti s'engage à coopérer rapidement pour faciliter l'exercice de ces droits, notamment en :
Fournissant les données demandées au Client dans un délai raisonnable
Apportant son assistance pour répondre aux demandes des personnes concernées
Effectuant les rectifications ou suppressions demandées
10 bis.4 – Clause de confidentialité des données
Les collaborateurs du Prestataire accédant aux données sont tenus par une obligation de confidentialité équivalente.
Article 11 - Responsabilité
11.1 Limitation de responsabilité
La responsabilité du Prestataire est limitée aux dommages directs et prévisibles résultant d'un manquement avéré à ses obligations contractuelles.
En tout état de cause, la responsabilité du Prestataire ne pourra excéder le montant des sommes effectivement versées par le Client au cours des 12 derniers mois, ou le montant du devis en cas de prestation unique.
11.2 Exclusions de responsabilité
Le Prestataire ne saurait être tenu responsable :
Des décisions prises par le Client sur la base des informations ou résultats fournis (validation finale = responsabilité Client)
Des erreurs résultant d'informations inexactes, incomplètes ou ambiguës communiquées par le Client
Des dysfonctionnements, pannes ou piratage des outils et logiciels du Client
Des cas de force majeure (cyberattaques massives, catastrophes naturelles, épidémies, grèves)
Des délais de mise à disposition de l'accès ou des documents par le Client
Des dommages indirects, pertes de bénéfices, pertes de données, préjudices commerciaux
11.3 Responsabilité liée à l'IA et automatisation
Les outils d'intelligence artificielle et workflows automatisés utilisés par Polygestahiti sont des aides au traitement de tâches répétitives, toujours supervisées par un humain pour les actes à impact juridique ou comptable.
Le Prestataire ne saurait être tenu responsable :
Des erreurs résultant de données incomplètes, inexactes ou ambiguës fournies par le Client
Des décisions prises par le Client sur la base des résultats générés par les outils automatisés
Des limitations intrinsèques des technologies IA (interprétations erronées, incompréhensions), dès lors que le Prestataire a mis en œuvre une supervision humaine raisonnable et documentée
Des résultats imprévus ou non conformes aux attentes, dans la limite où une supervision humaine a été effectuée
En contrepartie, en cas d'erreur avérée et directement imputable au traitement automatisé (après relecture/validation), le Prestataire s'engage à corriger sans frais supplémentaires dans les meilleurs délais.
Article 12 - Force majeure
Aucune des parties ne pourra être tenue responsable de l'inexécution de ses obligations en cas de force majeure, telle que définie par la jurisprudence des tribunaux de Polynésie française.
Sont notamment considérés comme cas de force majeure :
Pannes informatiques majeures chez les fournisseurs de services tiers (hébergeurs, opérateurs télécom)
Interdictions légales ou restrictions gouvernementales
En cas de force majeure affectant le Prestataire, celui-ci s'engage à informer le Client dans les 48h et à proposer des solutions alternatives si possible.
Article 13 - Propriété intellectuelle
Les outils, méthodes, processus, workflows, agents IA, templates et prompts développés par Polygestahiti restent sa propriété exclusive.
Les documents produits pour le compte du Client (factures, bulletins, rapports, etc.) lui sont acquis après paiement intégral des prestations correspondantes. Le Client bénéficie d'un droit d'usage limité à ses besoins propres.
Sauf cession explicite prévue au contrat, le Client ne peut pas :
Réutiliser les workflows ou agents IA auprès de tiers
Reproduire ou adapter les processus standardisés
Transférer les outils à un autre prestataire sans accord écrit
Article 14 - Réclamations
Toute réclamation doit être adressée par écrit à polygestahiti@gmail.com dans un délai de 30 jours suivant la survenance du fait générateur.
La réclamation doit décrire précisément :
La nature du problème
La date et le contexte
Les pièces justificatives si applicable
Le Prestataire s'engage à répondre à toute réclamation dans un délai de 15 jours ouvrés avec une proposition de résolution ou d'indemnisation, le cas échéant.
Article 15 - Droit applicable et litiges
Les présentes conditions générales sont soumises au droit de Polynésie française.
Procédure amiable (obligatoire) : En cas de litige, les parties s'engagent à rechercher une solution amiable via échange écrit dans un délai de 30 jours avant toute action judiciaire.
Tribunal compétent : À défaut d'accord amiable, les tribunaux de Papeete seront seuls compétents pour connaître du litige.
Article 16 - Modification des conditions
Polygestahiti se réserve le droit de modifier les présentes conditions générales. Les modifications entreront en vigueur 30 jours après leur notification au Client (par email).
Le Client qui n'accepte pas les nouvelles conditions pourra résilier son contrat sans pénalité avant leur entrée en vigueur, sous réserve de respecter le délai de préavis applicable (Article 7).
Article 17 - Contact et support
Pour toute question concernant ces conditions générales, ou en cas de besoin :
Adresse : PAEA PK 27800 Côté Montagne 889C, Polynésie française
Disponibilités : Lundi-Vendredi, 8h-17h (heure de Tahiti)
Article 18 - Acceptation
L'acceptation du devis par le Client, par email ou signature, vaut acceptation pleine et entière des présentes Conditions Générales de Prestations de Services.
Dernière mise à jour : Janvier 2026
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